Häufige Fehler bei der Personalplanung

Häufige Fehler bei der Personalplanung und wie man sie vermeidet

Eine effektive Personalplanung ist das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Sie ermöglicht nicht nur eine optimale Nutzung der Ressourcen, sondern trägt auch maßgeblich zur Effizienzsteigerung, Kostenkontrolle und Mitarbeiterzufriedenheit bei. Darüber hinaus bietet eine gute Personalplanung die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die Unternehmen benötigen, um sich an sich verändernde Geschäftsumfelder anzupassen, während sie gleichzeitig sicherstellen, dass sie die geltenden rechtlichen Bestimmungen einhalten. 

In diesem Beitrag werden wir einige der häufigsten Fehler bei der Personalplanung identifizieren, die es zu vermeiden gilt. Denn nur durch eine fundierte und sorgfältige Personalplanung können Unternehmen langfristigen Erfolg und eine nachhaltige Arbeitsumgebung gewährleisten.

Schlechte Vorbereitung

Eine der häufigsten Ursachen für Probleme in der Personalplanung ist eine unzureichende Vorbereitung. Dies kann verschiedene Formen annehmen, darunter:

• Planungsmodell oder Tool: Egal ob Excelmodell oder Planungstool, ohne ausreichende Einarbeitung und Mechanismen zur Fehlervermeidung, wie Checks und 4-Augen-Prinzip sind Fehler vorprogrammiert.
• Aufgabenteilung unklar: Es ist wichtig, die Verantwortlichkeiten klar zu definieren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Stakeholder in den Prozess eingebunden sind.
• Fehlen wichtiger Wissensträger: Wenn wichtige Mitarbeiter oder Wissensträger nicht in den Planungsprozess eingebunden sind, kann dies zu Fehlern führen und die Akzeptanz des Plans beeinträchtigen.
• Ungenügend abgestimmte Prämissen: Ein weiterer häufiger Fehler ist das Fehlen von klaren Vorgaben oder das Nichtabstimmen der Planungsprämissen, was zu Inkonsistenzen und Unsicherheiten führen kann.

Falsche inhaltliche Annahmen

Ein weiterer Fehler liegt in falschen inhaltlichen Annahmen:

• Fehlende Berücksichtigung von Fehlzeiten: Urlaub, Mutterschutz, Elternzeit und andere Arten von Fehlzeiten müssen sorgfältig berücksichtigt werden, um Engpässe zu vermeiden.
• Keine Trennung zwischen zusätzlichen Stellen und Ersatz: Es ist wichtig, zwischen zusätzlichen Stellen und Ersatzpositionen zu unterscheiden, um sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen.
• Vorlaufzeit für Recruiting nicht berücksichtigt: Recruiting kann Zeit in Anspruch nehmen, und wenn diese Vorlaufzeit nicht berücksichtigt wird, kann es zu Engpässen oder unrealistische Planwerten kommen.
• Arbeitsrechtliche Aspekte falsch eingeschätzt: Es ist entscheidend, auch arbeitsrechtliche Aspekte wie Kündigungsfristen, Abfindungen und Sozialauswahl realistisch einzuschätzen.

Definition wichtiger Kenngrößen unklar

Die unklare Definition wichtiger Kenngrößen wie Mitarbeiter, FTE, Gehalt und Kosten kann ebenfalls zu Problemen führen. Es ist wichtig, klar zu definieren, welche Mitarbeiter einbezogen werden, wie FTE gezählt werden, ob Gehälter netto oder brutto betrachtet werden und welche Kosten berücksichtigt werden sollen, um zu einem konsistenten Planungsergebnis zu gelangen. 

Lohnnebenkosten vergessen oder falsch berechnet

Es ist wichtig, auch die Lohnnebenkosten richtig in der Planung zu berücksichtigen. Neben dem Bruttogehalt kommen auf den Arbeitgeber noch weitere Pflichtabgaben wie Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen, die Schwerbehindertenabgabe und Berufsgenossenschaft/Unfallversicherung hinzu. 

Darüber hinaus gibt es weitere Personalkosten wie Recruitingkosten, Ausbildungs- und Fortbildungskosten, Arbeitskleidung, Events, Kantine, Zuschüsse, Sachzuwendungen u.v.m. die einen erheblichen Zusatzbetrag zu den reinen Lohn- und Gehaltskosten ausmachen und richtigerweise in der Planung mit berücksichtigt werden sollten. 

Unterschiede in anderen Ländern nicht bedacht

Bei Standorten und einzelnen Mitarbeitern im Ausland ist es wichtig, ein Verständnis für die Unterschiede in Lohnabrechnung und Arbeitsrecht zu entwickeln und diese richtig in der Planung abzubilden. Lohnnebenkosten und arbeitsrechtliche Regelungen weichen selbst in Europa immer noch sehr stark voneinander ab und können bei falscher Berücksichtigung zu erheblichen Fehlern in der Planung führen. 

Starre Sichtweise und mangelnde Überprüfung und Anpassung

Eine starre Sichtweise und mangelnde Überprüfung und Anpassung können zu Problemen führen:

• Mangelnde Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Viele Unternehmen planen ihr Personal zu starr und berücksichtigen nicht ausreichend unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen im Geschäftsumfeld. Idealerweise wird in verschiedenen Szenarien gedacht und geplant. 
• Mangelnde Überprüfung und Anpassung: Eine regelmäßige Überprüfung und Überarbeitung der Personalplanung ist entscheidend, um Fehler zu identifizieren und anzupassen, um die Effizienz zu verbessern und auf Veränderungen im Unternehmen zu reagieren. 

Indem Unternehmen diese häufigen Fehler bei der Personalplanung vermeiden und die vorgeschlagenen Lösungen umsetzen, können sie ihre Planungsprozesse optimieren und eine effektive Nutzung ihrer Ressourcen sicherstellen.